У дадзенай палітыцы прыватнасці пазначана, якую інфармацыю мы збіраем, для якіх мэтаў і якімі сродкамі для гэтага карыстаемся, а таксама – якія вашыя правы.
Беларускі ПЭН адказна ставіцца да удзельнікаў праграм, донараў, партнёраў, саўладальнікаў, супрацоўнікаў, падпісчыкаў рассылак, наведвальнікаў свайго вэб-сайта і іншых асобаў, якія даручаюць апрацоўку персанальных звестак.
Кім апрацоўваюцца персанальныя звесткі?
Персанальныя звесткі, якія вы пазначаеце пры выкарыстанні вэб-сайта, запаўненні анкет, заявак, электроных формаў у адрас Беларускага ПЭНа, заключэнні дамоў, падпісанні на рассылку Беларускага ПЭНу, апрацоўваюцца:
BIAŁORUSKI PEN (Беларускі ПЭН)
Адрас: вул. RYNEK STAREGO MIASTA 2, Варшава, паштовы код 00-272, Польшча.
NIP: 5252914647.
якая з’яўляецца адміністратарам гэтых звестак у значэнні Рэгламента Еўрапейскага Парламента і Савета Еўрапейскага Саюза 2016/679 ад 27 красавіка 2016 г. аб абароне фізічных асоб пры апрацоўцы персанальных даных і аб свабодным абарачэнні такіх даных, а таксама аб адмене Дырэктывы 95/46/ЕС і польскага заканадаўства.
Беларускі ПЭН атрымлівае толькі тыя персанальныя звесткі, якія перадаюцца добраахвотна і патрэбныя дла канкрэтных мэтаў. Персанальныя звесткі надзейна захоўваюцца і абароненыя ад згубы, знішчэння, немэтазгоднага выкарыстання і несанкцыянаванага доступа.
З якой мэтай апрацоўваюцца персанальныя звесткі і на які тэрмін яны захоўваюцца
1.Калі асоба дасылае заяўку на ўдзел у мерапрыемствах, праграмах, прэміях (далей – праграмы), Беларускі ПЭН можа атрымліваць звесткі пра грамадзянства, імя і прозвішча, пол, дату нараджэння, адрас электроннай пошты, мессэнджэры, тэлефон, месца пражывання, інфармацыю аб адукацыі (у т.л. нефармальнай), узровень валодання замежнымі мовамі, месца вучобы/працы, месца папярэдняй працы, сяброўства ў НДА, удзел у адукацыйных мерапрыемствах, факт супрацоўніцтва з НДА; факты публікацый і спасылкі на іх; спецыяльныя патрэбы, іныя персанальныя звесткі прыдугледжаныя праграмамі. У выпадку ўдзелу у літаратурнай прэміі збіраюцца звесткі пра кніг у(і) фізічнай асобы, бібліяграфічныя дадзеныя, біяграфія аўтара, іныя звесткі, неабходныя для правядзення літаратурнай прэміі.
Мы выкарыстоўваем гэтую інфармацыю, каб асабіста зрабіць магчымым Ваш удзел ў праграмах, запрашаць да ўдзелу ў наступных праграмах; каб прапаноўваць інфармацыю, датычную будучых падзеяў і праграмаў; для адбору ўдзельнікаў у выпадку конкурснага ўдзелу. У выпадку удзела ў праграме на конкурснай падставе, персанальныя звесткі перадюцца ў тым ліку экспертнай камісіі. У залежнасці ад грантавага пагаднення, персанальныя звесткі могуць быць перададзены донару для азнаямлення.
Звесткі ўдзельніка праграмы будуць захоўвацца на перыяд правядзення праграмы, уключна з наступнымі дзеяннямі, такімі, як напісанне справаздачы, плюс любы дадатковы час, патрэбны згодна з умовамі грантавага пагаднення і заканадаўства Рэспублікі Польша;
2.Калі Беларускі ПЭН падпісвае дамову з кантрагентам – фізічнай асобай, то збіраюцца наступныя персанальныя звесткі: імя, прозвішча, адрас рэгістрацыі, дата нараджэння, нумар пашпарта альбо персанальны ідэнтыфікацыйны нумар, банкаўскі рахунак, абавязковыя дадзеныя аб легалізацыі, падаткавыя і страхавыя дадзеныя.
Беларускі ПЭН выкарыстоўвае гэтую інфармацыю, каб выплаціць узнагароджанне і выканаць іншыя абавязкі паводле дамовы.
Звесткі кантрагентаў будуць захоўвацца на тэрмін дзеяння дамовы або пагаднення плюс перыяд у 10 гадоў, калі іншае не будзе прадугледжана заканадаўствам Рэспублікі Польшы.
3.Калі асоба прэтэндуе на працу ў Беларускім ПЭНе, Беларускі ПЭН просіць даслаць рэзюмэ (імя, прозвішча, адрас электроннай пошты і любыя дадаткова пазначаныя звесткі).
Беларускі ПЭН выкарыстоўвае гэтую інфармацыю, каб разглядаць заўякі на вакансіі або паведамляць пра адпаведныя вакансіі.
Звесткі будуць захоўвацца на перыяд разгляду вакансіі і цягам двух гадоў.
4.Калі асоба падпісваецца на рассылкі, Беларускі ПЭН атрымлівае імя і адрас электроннай пошты.
Мы выкарыстоўваем гэтую інфармацыю, каб дасылаць прапанаваную інфармацыю.
Звесткі захоўваюцца пакуль асоба не адпішацца ад рассылкі.
5.Пры ўступленні ў Беларускі ПЭН збіраюцца: назва юрыдычнай асобы/імя і прозвішча фізічнай асобы, дадзеныя юрыдычнай асобы, емейл, кантактныя дадзеныя для сувязі і паведамленняў, біяграфія, спіс публікацый, кніг, пералічэнне прэмій, конкурсаў, праектаў, у якіх прымалі ўдзел, іншыя звесткі згодна з заканадаўствам Польшы ці формай заяўкі.
Мы выкарыстоўваем гэтую інфармацыю, каб прыняць сябра ў ПЭН і дасылаць адпаведную інфармацыю аб дзейнасці ПЭНа, інфармаваць сябра аб агульным сходзе ПЭН.
Звесткі захоўваюцца пакуль асоба з’яўляецца сябрам ПЭНа і пяць год пасля спынення.
6.Пры выкарыстанні сайту збіраюцца сookies – тэхнічная інфармацыя.
Пры выкарыстанні Вамі сайта ПЭНа на канчатковай прыладзе (кампутары, планшэце, смартфоне і г.д.) захоўваюцца невялікія файлы (у прыватнасці, тэкставыя), якія ўтрымоўваюць інфармацыю, неабходную для выкарыстання сайту ПЭНа, так званыя файлы cookie. Дзякуючы файлам cookies можна збіраць статыстычныя звесткі для сайта ПЭН, што дазваляе развіваць дзейнасць Беларускага ПЭНу. Файлы cookie не змяшчаюць звестак, на падставе якіх можна ўстанавіць асобу чалавека. Гэтыя файлы ніякім чынам не шкодныя для вашай прылады і не змяняюць яе налады ці налады праграмнага забеспячэння, усталяванага на ім.
Права асобы распараджацца персанальнымі звесткамі
Беларускі ПЭН гарантуе, што кожная асоба, якая перадае персанальныя звесткі Беларускаму ПЭНу, мае права запатрабаваць і атрымаць копію ўсіх звестак, якія ПЭН мае ад гэтай асобы, запатрабаваць выпраўленне недакладнай або састарэлай інфармацыі.
Калі Беларускі ПЭН жадае выкарыстаць персанальныя звесткі, перададзеныя Беларускаму ПЭНу, для новай мэты, адрознай ад той, для якой звесткі былі перададзеныя першапачаткова, або для мэтаў, не агавораных гэтай Палітыкай прыватнасці, Беларускі ПЭН дасылае асобам адмысловы запыт на дазвол выкарыстоўваць персанальныя звесткі з тлумачэннем спосаба і мэты іх выкарыстання.
Асоба мае права адклікаць дазвол на апрацоўку і захоўванне сваіх персанальных звестак Беларускім ПЭНам у любы час.
Умовы, пры якіх Беларускі ПЭН перадае персанальныя звесткі трэцім асобам
Беларускі ПЭН апрацоўвае персанальныя звесткі канфідэнцыйна і перадае іх іншым асобам і арганізацыям толькі паводле згоды асобы тады, калі гэта неаобходна для аказання заяўленых паслуг або тых, на якія асоба дала згоду. Ва ўсіх астатніх выпадках Беларускі ПЭН не перадае асабістыя звесткі трэцім асобам без адмысловага дазволу суб’екта звестак, за выключэннем выпадкаў, калі гэта абавязвае зрабіць заканадаўства Рэспублікі Польшы.
Правілы захавання звестак
Беларускі ПЭН імкнецца забяспечыць захаванне толькі тых звестак, якія неабходныя для эфектыўнай рэалізацыі праграм, праектаў і выканання стратэгічных мэтаў.
Беларускі ПЭН ахоўвае бяспеку персанальных звестак з дапамогай адпаведных тэхнічных і арганізацыйных захадаў, накіраваных на прадухіленне незаконнай апрацоўкі звестак і іх выпадковай страты, знішчэння і пашкоджання.
Мы робім усё магчымае, каб вашы персанальныя звесткі заўсёды:
– былі апрацаваны законным чынам,
– былі атрыманы толькі для вызначаных мэт і не апрацоўваліся ў далейшым спосабам, несумяшчальным з гэтымі мэтамі,
– захоўваліся не даўжэй, чым неабходна,
– апрацоўваліся ў адпаведнасці з правамі, якімі валодаюць асобы, да якіх яны адносяцца, у тым ліку ў адпаведнасці з правам пярэчыць супраць сумеснага выкарыстання,
– не пераносілісь без належнай абароны.
Для павышэння бяспекі вашых звестак неабходна памятаць аб:
– выкарыстанні антывірусных праграм, у тым ліку рэгулярнае сканіраванне дыскаў на наяўнасць вірусаў;
– перадачу персанальных звестак праз давераныя кампутары, на якіх усталявана толькі праверанае і законнае праграмнае забеспячэнне. Выкарыстанне чужых кампутараў стварае рызыку перахопу персанальных звестак;
– не запамінаць звесткі на кампутары / прыладзе і выдаляць гісторыю прагледжаных старонак / выдаляць перапіску/ выходзіць з акаунта мэсенджэра на чужой прыладзе. Захаваныя звесткі могуць быць выкарыстаны чалавекам, які будзе выкарыстоўваць тую ж прыладу пасля вас.
Беларускі ПЭН імкнецца пазбегнуць дублявання персанальных звестак, якія захоўвае, але дапускае, што ў некаторых выпадках па праграмных і іншых прычынах звесткі могуць захоўвацца ў некалькіх месцах.
Сфера дзеяння Правілаў
Гэтыя Правілы датычныя ўсіх звестак, якія атрымлівае і захоўвае Беларускі ПЭН, у незалежнасці ад месца іх захоўвання. Правілы прымяняюцца да звестак, сабраных як у лічбавым, так і аналагавым выглядзе (у тым ліку фотаздымкі, відэа- і аўдыёзапісы), а таксама да звестак, якія захоўваюцца на паперы. Захаванне інфармацыі рэгулюецца польскім заканадаўствам, GDPR і датычнымі міжнароднымі нормамі.
Знішчэнне звестак
Беларускі ПЭН гарантуе, што ён цалкам кантралюе персанальныя звесткі, якія захоўвае і апрацоўвае. Калі тэрмін захоўвання звестак сканчаецца, адпаведна пералічанаму вышэй, Беларускі ПЭН будзе знішчаць звесткі, апісаныя Правіламі.
Калі супрацоўнік Беларускага ПЭНа або ўдзельнік каманды мяркуе, што існуе легітымная прычына, паводле якой пэўныя звесткі не мусяць быць знішчаныя па сканчэнні перыяда захоўвання, ён павінен ідэнтыфікаваць канкрэтныя звесткі і паведаміць кіраўніцтву, чаму гэтыя звесткі не мусяць быць знішчаныя. Любыя выключэнні з Правіл захоўвання звестак павінны быць узгодненыя з упаўнаважанай асобай Беларускага ПЭНа.
Доступ да персанальных звестак маюць толькі асобы, якія валодаюць паўнамоцтвамі, нададзенымі адміністратарам звестак.
PL
Polityka prywatności Białoruskiego PEN-u (PEN Belarus)
Niniejsza polityka prywatności opisuje, jakie informacje zbieramy, w jakim celu i w jaki sposób je wykorzystujemy oraz jakie są Państwa prawa.
Białoruski PEN podchodzi z rewerencją do uczestników programu, darczyńców, partnerów, współwłaścicieli, pracowników, subskrybentów newsletterów, osób odwiedzających jego stronę internetową oraz tych, które powierzają przetwarzanie danych osobowych.
Dane osobowe, które Państwo podają, korzystając z serwisu /, wypełniając kwestionariusze, wnioski, formularze elektroniczne kierowane do Białoruskiego PEN-u, zawierając umowy, a także zapisując się do newslettera Białoruskiego PEN-u, są przetwarzane przez:
BIAŁORUSKI PEN (PEN BELARUS)
Adres: ul. RYNEK STAREGO MIASTA 2, Warszawa, kod pocztowy 00-272, Polska
NIP: 5252914647.
który jest administratorem tych danych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie nieodpłatnego przepływu takich danych, a także o uchyleniu dyrektywy 95/46/UE i ustawodawstwa polskiego.
Białoruski PEN otrzymuje tylko te dane osobowe, które zostają podane dobrowolnie i są potrzebne do określonych celów. Dane osobowe są bezpiecznie przechowywane i chronione przed utratą, zniszczeniem, niewłaściwym wykorzystaniem i nieautoryzowanym dostępem.
W jakim celu przetwarzane są dane osobowe i przez jaki okres są przechowywane
1.Gdy dana osoba wysyła zgłoszenie udziału w wydarzeniach, programach, nagrodach (dalej – programach) Białoruski PEN może uzyskać informacje o obywatelstwie, pełnym imieniu, płci, dacie urodzenia, adresie e-mail, komunikatorach, numerze telefonu, miejscu zamieszkania, informacje o wykształceniu (w tym nieformalnym), poziomie znajomości języka obcego, miejscu nauki/pracy, miejscu wcześniejszej pracy, przynależności do organizacji pozarządowych, uczestnictwie w zajęciach edukacyjnych, o współpracy z organizacjami pozarządowymi; o publikacjach i odniesieniach do nich; specjalnych potrzebach, innych danych osobowych dostarczanych przez programy. W przypadku udziału w nagrodzie literackiej zbierane są informacje o książkach, dane bibliograficzne ich autora, jego życiorys oraz inne informacje niezbędne do przyznania nagrody literackiej.
Używamy tych informacji, aby osobiście umożliwić Państwu udział w programach, aby zaprosić Państwa do udziału w kolejnych programach; oferować informacje dotyczące przyszłych wydarzeń i programów; do wyboru uczestników w przypadku udziału w konkursie. W przypadku udziału w programie na zasadach konkursowych dane osobowe są przekazywane, w tym komisji eksperckiej. W zależności od umowy o dofinansowanie dane osobowe mogą być udostępniane darczyńcom do wglądu.
Dane uczestnika programu będą przechowywane przez okres trwania programu, wliczając w to późniejsze czynności (np. napisanie raportu), poszerzone o dodatkowy czas wymagany zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie oraz przepisami prawa Rzeczypospolitej Polskiej;
2.W przypadku podpisania przez Białoruski PEN umowy z kontrahentem – osobą fizyczną, zbierane są następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres siedziby, data urodzenia, numer paszportu lub PESEL, numer rachunku bankowego, obowiązkowe dane podatkowe i ubezpieczeniowe.
Białoruski PEN wykorzystuje te informacje do wypłaty wynagrodzenia i wypełnienia innych zobowiązań wynikających z umowy.
Dane kontrahenta będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy lub umowy plus okres 10 lat, chyba że przepisy prawa Rzeczypospolitej Polskiej stanowią inaczej.
3.W przypadku ubiegania się o pracę w Białoruskim PEN-ie, Białoruski PEN prosi o przesłanie CV (imię, nazwisko, adres e-mail oraz dodatkowe określone informacje).
Białoruski PEN wykorzystuje te informacje do przeglądania podań o pracę lub zgłaszania odpowiednich ofert pracy.
Dane będą przechowywane przez okres rozpatrywania kandydatów i potem przez kolejne dwa lata.
4.Gdy dana osoba zapisze się do newslettera, Białoruski PEN otrzymuje imię i nazwisko oraz adres e-mail.
Używamy tych danych do wysyłania polecanych informacji.
Informacje są przechowywane do momentu wypisania się z newslettera.
5.Przy przystąpieniu do Białoruskiego PEN-u zbierane są: nazwa osoby prawnej/imię i nazwisko osoby fizycznej, NIP, numery KRS osoby prawnej/PESEL lub numer dowodu osobistego osoby fizycznej, adres siedziby/miejsce zamieszkania, życiorys, wykaz publikacji, książek, wykaz nagród, konkursów, projektów, w których brali udział, inne informacje zgodne z polskim ustawodawstwem lub formularz zgłoszeniowy.
Używamy tych informacji, aby zarejestrować znajomego w systemie PEN-u i wysłać odpowiednie informacje o działalności PEN-u.
Dane są przechowywane przez okres członkostwa w PEN-ie oraz 5 lat po ustaniu członkostwa.
6.Podczas korzystania z serwisu gromadzone są pliki cookies – informacje techniczne.
Podczas korzystania z serwisu PEN na urządzeniu końcowym (komputerze, tablecie, smartfonie itp.) zapisywane są niewielkie pliki (w szczególności pliki tekstowe), które zawierają informacje niezbędne do korzystania z serwisu PEN, tzw. cookies. Pliki cookies umożliwiają gromadzenie danych statystyczne dla serwisu PEN, co pozwala rozwijać działalność Białoruskiego PEN-u. Pliki cookies nie zawierają danych osobowych. Pliki te nie są w żaden sposób szkodliwe dla Państwa urządzeń i nie zmieniają ich ustawień ani ustawień zainstalowanego na nim oprogramowania.
Prawo osoby do dysponowania danymi osobowymi
Białoruski PEN gwarantuje, że każda osoba, która przekazuje dane osobowe Białoruskiemu PEN-owi, ma prawo zażądać i otrzymać kopię wszystkich informacji, które PEN o danej osobie posiada, zażądać sprostowania niedokładnych lub nieaktualnych informacji.
Jeżeli Białoruski PEN chce wykorzystać dane osobowe przekazane Białoruskiemu PEN-owi do nowego celu, innego niż ten, w którym informacje zostały pierwotnie przekazane, lub do celów nieprzewidzianych w niniejszej Polityce prywatności, Białoruski PEN kieruje do osób fizycznych specjalną prośbę o zgodę na wykorzystanie danych osobowych wraz z wyjaśnieniem sposobu i celu ich wykorzystania.
Osoba ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie i przechowywanie jej danych osobowych przez Białoruski PEN.
Warunki, na jakich Białoruski PEN przekazuje dane osobowe podmiotom trzecim
Białoruski PEN przetwarza dane osobowe w sposób poufny i przekazuje je innym osobom i organizacjom wyłącznie za zgodą osoby, gdy jest to niezbędne do świadczenia deklarowanych usług lub tych, na które osoba ta wyraziła zgodę. We wszystkich innych przypadkach Białoruski PEN nie przekazuje danych osobowych osobom trzecim bez wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to wymagane przez ustawodawstwo Rzeczypospolitej Polskiej.
Zasady przechowywania danych
Białoruski PEN dąży do zapewnienia zachowania tylko tych danych, które są niezbędne do skutecznej realizacji programów, projektów oraz realizacji celów strategicznych.
Białoruski PEN chroni bezpieczeństwo danych osobowych za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie nielegalnemu przetwarzaniu danych oraz ich przypadkowej utracie, zniszczeniu i uszkodzeniu.
Dokładamy wszelkich starań, aby Państwa dane osobowe zawsze były:
– przetwarzane zgodnie z prawem,
– pozyskiwane wyłącznie dla oznaczonych celów i nie były dalej przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami,
– przechowywane nie dłużej niż to konieczne,
– przetwarzane zgodnie z prawami przysługującymi osobom, których dotyczą, w tym zgodnie z prawem sprzeciwu wobec wspólnego korzystania,
– przekazywane tylko przy odpowiednim zabezpieczeniu.
Aby zwiększyć bezpieczeństwo Państwa danych, muszą Państwo pamiętać o następujących kwestiach:
– korzystanie z programów antywirusowych, w tym regularne skanowanie dysku w poszukiwaniu wirusów;
– przesyłanie danych osobowych przez zaufane komputery, na których zainstalowane jest wyłącznie sprawdzone i legalne oprogramowanie. Korzystanie z cudzych komputerów stwarza ryzyko przechwycenia danych osobowych;
– nie zapamiętywać informacji na komputerze/urządzeniu i usuwać historię przeglądanych stron/usuwać korespondencję/wylogować się z konta komunikatora na czyimś urządzeniu. Zapisane dane może wykorzystać osoba, która po Państwie będzie korzystać z tego samego urządzenia.
Białoruski PEN stara się unikać powielania danych osobowych, które przechowuje, ale przyznaje, że w niektórych przypadkach, z powodu oprogramowania lub innych powodów, dane mogą być przechowywane w kilku miejscach.
Zakres Regulaminu
Niniejszy Regulamin dotyczy wszystkich danych otrzymywanych i przechowywanych przez Białoruski PEN, niezależnie od miejsca ich przechowywania. Zasady dotyczą informacji gromadzonych zarówno w formie cyfrowej, jak i analogowej (w tym fotografii, nagrań wideo i dźwiękowych), a także informacji przechowywanych w formie papierowej. Przechowywanie danych podlega prawu polskiemu, RODO oraz odpowiednim przepisom międzynarodowym.
Usuwanie danych osobowych
Białoruski PEN gwarantuje, że w pełni kontroluje gromadzone i przetwarzane przez siebie dane osobowe. Po upływie okresu przechowywania danych, zgodnie z powyższym, Białoruski PEN zniszczy dane opisane w Regulaminie.
Jeśli pracownik Białoruskiego PEN-u lub członek zespołu uważa, że istnieje uzasadniony powód, dla którego pewne dane nie powinny zostać usunięte po zakończeniu okresu przechowywania, musi zidentyfikować konkretne dane i poinformować kierownictwo, dlaczego dane te nie powinny zostać usunięte. Wszelkie wyjątki od Zasad przechowywania danych muszą być uzgodnione z upoważnioną osobą z Białoruskiego PEN-u.
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.